1. Quién es el responsable del servicio

Urbanigi es un servicio prestado por Félix Javier Piña Saro, persona física, con NIF 70061212S y domicilio en Calle Castiello de Jaca 18, 2C, 28050 Madrid (España).

No hemos designado un delegado de protección de datos. Cualquier cuestión sobre esta política se atiende en la dirección de contacto legal.

A lo largo del texto, «Urbanigi» o «nosotros» se refiere al prestador identificado arriba; «tu administración» o el «Cliente», a la administración de fincas o profesional que ha contratado el servicio y que gestiona tu comunidad.

2. A quién se dirige esta política

Urbanigi es una plataforma que utilizan las administraciones de fincas para gestionar las comunidades de propietarios que administran. Por eso conviven en ella personas muy distintas:

• Profesionales del despacho: la persona titular de la administración y su equipo.
• Presidentes, propietarios y residentes con cuenta en la plataforma.
• Personas que figuran en el censo de una comunidad sin tener cuenta: su administración las ha dado de alta en el directorio de la comunidad, pero nunca han entrado en Urbanigi.
• Personas de contacto de proveedores y gremios a los que la administración encarga una reparación.
• Personas que inician un alta y aún no han completado el registro.
• Personas que asisten a una junta que se graba, tengan o no cuenta en Urbanigi.

Esta política cubre a todas ellas. Cuando algo solo se aplica a un grupo, se dice expresamente.

3. Dos situaciones distintas: cuándo decidimos nosotros y cuándo decide tu administración

Esta es la parte que más se malinterpreta, así que va primero. En Urbanigi conviven dos tipos de tratamiento con reglas diferentes.

Qué significa esto en la práctica, dicho sin rodeos:

• No decidimos qué información sobre ti guarda tu comunidad ni durante cuánto tiempo. Eso lo decide quien la administra. Nosotros ponemos la herramienta, la mantenemos segura y hacemos lo que el Cliente nos indica dentro de lo que permite el contrato.
• Sí decidimos, y respondemos directamente, sobre tu cuenta de acceso, la seguridad de la plataforma y nuestra propia facturación.
• Las condiciones bajo las que tratamos los datos por cuenta del Cliente están publicadas: Condiciones de encargo de tratamiento.

4. Lo que tratamos por nuestra cuenta

4.1 Tu cuenta y tu acceso

Qué: dirección de correo electrónico, contraseña (que se guarda cifrada mediante una función de resumen, nunca en claro), sesiones activas, códigos de un solo uso para el alta y para recuperar la contraseña, nombre y apellidos, nombre visible, teléfono e imagen de perfil si la añades, y el rol que tienes en cada comunidad o administración.

Para qué: crear tu cuenta, identificarte al entrar, mostrar quién eres en la interfaz y decidir a qué puedes acceder.

Base: la prestación del servicio que solicitas al crear tu cuenta y al usar la plataforma, y nuestro interés legítimo en que el acceso sea seguro.

4.2 Soporte

Qué: tu dirección de correo, el contenido de tu mensaje y un contexto técnico que se adjunta automáticamente al escribirnos desde el producto: la pantalla desde la que escribes, la administración en la que estás, la fecha y si usas la web o la app. Nunca se adjunta contenido de chats, documentos ni datos de otra comunidad o administración.

Para qué: atender tu consulta y poder reproducir el problema.

Base: la prestación del servicio y nuestro interés legítimo en atender y resolver las incidencias que nos comunicáis.

4.3 Identidad fiscal y facturación del Cliente

Esto solo afecta a la administración de fincas que contrata, no a vecinos ni a comunidades.

Qué: razón social, nombre comercial si se aporta, NIF, domicilio fiscal completo (dirección, código postal, localidad, provincia y país), correo electrónico de facturación, y la identidad de la persona del despacho que introdujo o actualizó esos datos. Cuando el Cliente es una persona física —un administrador de fincas autónomo—, estos datos son datos personales suyos, no solo datos de empresa. Se añaden después los importes, el plan contratado, el estado de la suscripción y la referencia de cada cobro.

Dónde: la versión canónica de esta información vive en nuestra base de datos, en la Unión Europea, y se sincroniza hacia la pasarela de pago en un solo sentido. La capturamos y la validamos nosotros antes de que pueda contratarse nada; no se delega en la pasarela.

Para qué: contratar el servicio, determinar el tratamiento fiscal que corresponde, cobrar, emitir la factura y cumplir nuestras obligaciones contables y tributarias.

Base: la ejecución del contrato con el Cliente y el cumplimiento de obligaciones legales de facturación y contabilidad.

Cómo se corrige un dato fiscal. Las versiones de identidad fiscal no se modifican ni se borran: el sistema lo impide a propósito, para que corregir un dato no reescriba el sentido fiscal de una factura ya emitida. Los datos fiscales se corrigen hacia adelante: se crea una versión nueva, vigente desde ese momento, que es la que se usará en lo sucesivo. La versión anterior se conserva porque respalda facturas ya emitidas y los cobros asociados a ellas. Para solicitar la corrección: soporte@urbanigi.es.

4.4 Alta de una administración

Qué: la dirección de correo de quien inicia el alta y el código de verificación que se le envía, antes de que exista ninguna cuenta.

Para qué: verificar la dirección y completar el registro.

Base: las medidas precontractuales que solicitas al iniciar el alta.

Si el alta no llega a completarse, esos datos hoy no tienen todavía un plazo de purga automática. Preferimos decirlo a prometer lo contrario: se suprimen a petición, escribiendo a soporte@urbanigi.es, y el mecanismo automático está previsto junto con el resto de purgas pendientes.

4.5 Seguridad y trazas técnicas

Qué: registros de servidor y de plataforma con la información necesaria para operar el servicio (identificadores de petición, errores, tiempos) y, en el caso concreto de los accesos a documentos, un registro que incluye la dirección IP, el navegador o aplicación utilizada, el usuario y la acción realizada.

Para qué: detectar y resolver averías, investigar incidentes de seguridad, dejar constancia de quién ha accedido a qué documento y proteger la plataforma frente a usos indebidos.

Base: nuestro interés legítimo en la seguridad, la integridad y la trazabilidad del servicio.

4.6 Funcionamiento, estabilidad y mejora del producto

Distinguimos tres cosas que suelen mezclarse, y decimos de cada una qué hay hoy:

Nunca vendemos datos personales, ni hacemos publicidad comportamental, ni elaboramos perfiles con efectos jurídicos sobre nadie.

Base de la observabilidad y de la analítica de uso: nuestro interés legítimo en prestar un servicio estable y seguro y en mejorarlo, tratando la información de forma agregada siempre que sea posible.

5. Lo que tratamos por cuenta de tu administración de fincas

En todo lo que sigue, quien decide es el Cliente, no nosotros. Lo describimos para que sepas qué ocurre técnicamente con la información.

Base jurídica. La determina el Cliente como responsable: normalmente la gestión de la comunidad de propietarios que le ha encomendado su administración y las obligaciones que le impone la normativa de propiedad horizontal. Nosotros no la elegimos por él, y esta política no puede sustituir a la información que el Cliente deba darte.

6. De dónde salen los datos que no nos das tú

Hay dos casos en los que tratamos información sobre ti que no has introducido:

1. Tu administración te ha dado de alta en el censo de tu comunidad. El origen es ella, y es ella quien debe informarte y quien decide la base para hacerlo. Nosotros tratamos esa información por cuenta de ella. Si recibes una invitación para entrar en Urbanigi, encontrarás en ella un enlace a esta política.
2. Eres persona de contacto de un proveedor o gremio y una administración te ha dado de alta en su agenda para poder avisarte de una incidencia. El origen es esa administración.

En ambos casos, si quieres saber por qué constan tus datos, quién los aportó o pedir que se corrijan o se supriman, la vía correcta es tu administración de fincas. Si nos escribes a nosotros, te lo diremos y trasladaremos tu solicitud al Cliente para que la atienda (ver §12).

7. Grabación de juntas

Es la parte de Urbanigi que más afecta a personas que quizá no son usuarias de la plataforma, así que la explicamos aparte.

Qué ocurre técnicamente. La administración puede grabar el audio de una junta desde la aplicación. Ese audio se sube a un almacenamiento propio en la Unión Europea, se transcribe automáticamente y, cuando el administrador lo pide, se genera con ayuda de inteligencia artificial un borrador del acta, que la administración revisa, corrige y decide si publicar.

Qué implica. La grabación capta la voz de todas las personas presentes, intervengan o no, y la transcripción es literal. Puede recoger, por tanto, la voz y las manifestaciones de personas que no tienen cuenta en Urbanigi.

Quién decide y quién informa. La decisión de grabar es de tu administración, no nuestra. Es ella quien debe informar a los asistentes de que la junta se graba, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conserva, y quien debe contar con la base jurídica que corresponda. En el contrato que acepta con nosotros, el Cliente asume expresamente esa obligación, y le facilitamos un texto modelo para que pueda incorporarlo a la convocatoria.

Qué hacemos nosotros. Guardamos el audio y la transcripción de forma privada, dentro de la Unión Europea, los procesamos únicamente para producir el acta, y los suprimimos a los 12 meses de la junta (ver §11).

Si has asistido a una junta grabada y quieres ejercer tus derechos, la vía es la administración de tu comunidad, que es quien decide sobre esa grabación.

8. Funcionalidades automatizadas e inteligencia artificial

Urbanigi utiliza inteligencia artificial para tareas concretas y acotadas:

• transcribir el audio de una junta;
• redactar un borrador de acta a partir de esa transcripción;
• clasificar un mensaje de chat y proponer si describe una incidencia;
• detectar si una incidencia nueva puede ser un duplicado de otra abierta;
• resumir un expediente de incidencia;
• responder preguntas sobre la documentación publicada de la comunidad.

Tres precisiones importantes, y ninguna es marketing:

1. La inteligencia artificial no decide nada. Redacta, clasifica, resume y propone. La decisión y la aprobación son siempre de una persona: un borrador de acta es un borrador, no un acta; se convierte en documento de la comunidad solo cuando el administrador lo revisa y lo publica expresamente. No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni que te afecten significativamente.
2. No garantizamos la exactitud de lo que genera. Una transcripción puede contener errores y un borrador puede requerir correcciones. Estas funciones asisten al profesional; no sustituyen su criterio ni su responsabilidad.
3. Estas funciones se ejecutan en regiones de la Unión Europea. Utilizamos servicios de inteligencia artificial de Amazon Web Services —transcripción, modelos de lenguaje y generación de representaciones vectoriales para la búsqueda—, invocados contra regiones europeas y con perfiles de ejecución restringidos a la Unión Europea. Tu contenido no se utiliza para entrenar modelos, conforme a las condiciones contractuales del proveedor. Esto se refiere al procesamiento del contenido por estas funciones: el correo, los pagos y la entrega de la aplicación web tienen su propio tratamiento, descrito en §10.

9. Con quién compartimos datos

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos. La relación completa, con qué hace cada uno, qué datos recibe, dónde está y qué garantía aplica, se publica y se mantiene actualizada aquí: urbanigi.es/subencargados.

En resumen:

• Base de datos, ficheros, documentos, audios y procesamiento de inteligencia artificial están en proveedores con infraestructura en la Unión Europea: nuestra base de datos y almacenamiento en Alemania, y el procesamiento de audio e inteligencia artificial en Irlanda y otras regiones europeas.
• Correo transaccional (invitaciones, avisos a proveedores, códigos de verificación) y pasarela de pago son proveedores con tratamiento en Estados Unidos (ver §10).
• Alojamiento y entrega de la aplicación web: recibe los datos de conexión de quien accede.
• Facturación y gestión fiscal: nuestro sistema de facturación (ContaSimple) y nuestra asesoría fiscal externa (Ananta Asesores), que accede a él con usuario propio, tratan la identidad fiscal del Cliente y los importes facturados, nunca datos de vecinos ni de comunidades.
• Correo corporativo y buzón de soporte: trata los correos que decides escribirnos y nuestras respuestas.

Además, podemos comunicar datos a jueces, tribunales, fuerzas y cuerpos de seguridad o administraciones públicas cuando una norma nos obligue a ello.

No cedemos ni vendemos datos personales a terceros con fines comerciales.

10. Transferencias internacionales

Lo primero, porque es lo que más importa: el núcleo del servicio no sale de la Unión Europea. La base de datos, los documentos, los audios de junta, las transcripciones y todo el procesamiento de inteligencia artificial se realizan en infraestructura situada en la Unión Europea.

Hay excepciones acotadas y conocidas, que declaramos expresamente:

Notificaciones en la aplicación móvil. La aplicación nativa todavía no está publicada, así que hoy no se entregan notificaciones push. Cuando se publique, su entrega implicará a un proveedor adicional cuya ubicación declararemos en la relación de proveedores antes de que entre en servicio.

Puedes solicitar información adicional sobre estas garantías escribiendo a javier.pina@urbanigi.es.

11. Cuánto tiempo conservamos cada cosa

No todo se conserva igual, y reducirlo a una sola cifra sería falso. Esto es lo que aplicamos:

Tres de estos plazos —audio de junta, ficheros de importación y registro de accesos documentales— están decididos pero su borrado automático todavía no está implementado. Lo decimos porque es la verdad y porque preferimos que la política diga lo que va a ocurrir y cuándo, a que prometa un automatismo que aún no existe.

12. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento cuando el tratamiento se base en él.

Cómo: escribiendo a soporte@urbanigi.es desde la dirección asociada a tu cuenta, o a javier.pina@urbanigi.es. Podemos pedirte que acredites tu identidad si tenemos dudas razonables sobre quién nos escribe.

A quién dirigirte según el caso:

Ten en cuenta que no podemos suprimir información cuya conservación tenga otra base legítima: lo que forma parte del expediente de una comunidad, lo que respalda una factura ya emitida o lo que debemos conservar por obligación legal o para atender posibles reclamaciones. Cuando ocurra, te diremos qué se conserva y por qué.

13. Eliminar tu cuenta

Puedes eliminar tu cuenta desde la propia aplicación (Perfil → Eliminar mi cuenta) o desde la página pública de solicitud. Es inmediato y no se puede deshacer.

Se elimina: tu cuenta de acceso y tu perfil; tu acceso a todas tus comunidades y administraciones; los mensajes de chat que escribiste y que no forman parte de una incidencia, con sus adjuntos exclusivos; tus notificaciones, dispositivos registrados, lecturas y preguntas recientes al Asistente.

Se conserva, desvinculado de tu cuenta: las incidencias que abriste, con su historial, comentarios, fotografías y visitas de proveedores, incluidos los mensajes de chat con los que las comunicaste; las juntas, actas, grabaciones, transcripciones y documentos de la comunidad; tu ficha en el censo, que gestiona tu administración —eliminar tu cuenta no te da de baja como propietario o residente—; y los registros técnicos de seguridad y de acceso a documentos, con los plazos de §11.

Dos situaciones bloquean temporalmente el borrado, y el sistema te lo dice: que seas la única persona titular de una administración (hay que resolver antes qué ocurre con ella) o que tengas un rol interno de la plataforma sin retirar.

Si tu nombre aparece escrito dentro de un texto —la firma de un comentario, una entrada del historial, una transcripción— ese texto no se reescribe.

14. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionadas al riesgo. Las principales, y todas ellas existen hoy:

• Aislamiento estricto entre administraciones y entre comunidades, aplicado en la propia base de datos mediante seguridad a nivel de fila, no solo en la interfaz.
• La autorización se resuelve siempre en el servidor. La aplicación que ves en tu dispositivo nunca es la frontera de seguridad.
• Cifrado en tránsito en todas las comunicaciones y cifrado en reposo del almacenamiento de base de datos y de los audios de junta.
• Almacenamiento documental privado, con acceso individualizado y control de quién puede leer cada documento, y registro de cada acceso.
• Contraseñas guardadas mediante función de resumen, nunca en claro, y verificación adicional de identidad en las operaciones sensibles.
• Acceso interno acotado. Existe un rol de administración de plataforma con acceso técnico ampliado, necesario para operar y dar soporte, limitado a las personas que lo necesitan.
• Minimización hacia terceros: a la pasarela de pago solo llega la identidad de facturación del Cliente; nunca datos de vecinos, comunidades ni contenido.

15. Almacenamiento en tu dispositivo

Urbanigi no utiliza cookies de analítica, de publicidad ni de terceros, no carga píxeles de seguimiento y aloja sus propias tipografías, de modo que abrir la aplicación no genera peticiones a terceros por ese motivo.

Lo único que se guarda en tu dispositivo es:

• la sesión de tu cuenta, imprescindible para mantenerte identificado entre pantallas;
• tres preferencias de interfaz: la última pantalla, la comunidad seleccionada y el espacio seleccionado.

Todo ello es estrictamente necesario para prestar el servicio que solicitas, así que no mostramos un aviso de cookies: no habría nada que consentir. Al eliminar tu cuenta, esas claves se borran de tu dispositivo.

Si en el futuro incorporásemos alguna herramienta que almacene o lea información en tu dispositivo sin ser imprescindible, implantaríamos antes el mecanismo de consentimiento que corresponda y actualizaríamos esta sección.

Nuestra web comercial funciona sobre una plataforma distinta del producto, con su propio aviso de cookies, y no comparte datos con la aplicación.

16. Menores

Urbanigi está pensado para su uso por personas adultas: profesionales de la administración de fincas, propietarios y residentes. No solicitamos ni tratamos la fecha de nacimiento, y las cuentas se crean por invitación de la administración o por alta profesional.

No creamos conscientemente cuentas de menores de catorce años. Si detectamos una, o si su representante legal nos lo comunica escribiendo a soporte@urbanigi.es, la eliminaremos.

17. Cambios en esta política

Esta política puede actualizarse: porque cambie el servicio, porque cambie un proveedor o porque mejoremos su redacción.

• Cambios no materiales —correcciones de redacción, precisiones que no alteran lo que hacemos con los datos, actualización de datos de contacto— se publican con una versión menor nueva y surten efecto desde su publicación.
• Cambios materiales —una finalidad nueva, una categoría de datos nueva, una transferencia internacional nueva o un cambio relevante en los plazos de conservación— se publican con una versión mayor nueva y se avisa a quienes tienen cuenta, con antelación razonable, antes de que entren en vigor.

Al pie de este documento se indica siempre la versión vigente y su fecha. Mantenemos el historial de versiones.

Esta política es un documento informativo, no contractual: no se «acepta». Los documentos que sí son contractuales —las Condiciones del servicio y las Condiciones de encargo de tratamiento— siguen el régimen de su cláusula B.15: preaviso mínimo de 30 días para los cambios materiales y, cuando proceda, nueva aceptación expresa.

18. Reclamaciones

Si consideras que no hemos atendido correctamente tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). Te agradeceríamos que nos escribieras antes: casi todo se resuelve más rápido hablándolo.

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