Forma parte integrante de las Condiciones del servicio como su Anexo I. Se acepta junto con ellas, sin firma separada, y el registro de aceptación deja constancia de la versión concreta aceptada. Se publica aquí, con versión propia, para poder citarlo y actualizarlo —en los términos de la cláusula 15— sin reabrir el contrato.

1. Partes

• Responsable del tratamiento: el Cliente, la administración de fincas o profesional identificado en la contratación.
• Encargado del tratamiento: Félix Javier Piña Saro, NIF 70061212S, Calle Castiello de Jaca 18, 2C, 28050 Madrid (España), que presta el servicio Urbanigi. Contacto en materia de protección de datos: javier.pina@urbanigi.es.

2. Posición de las partes

El Cliente declara y garantiza que actúa como responsable del tratamiento o, en su caso, como encargado por cuenta de las comunidades de propietarios que administra, y que dispone de la habilitación necesaria para encomendar a Urbanigi el tratamiento descrito en este documento y para autorizar a sus subencargados, en los términos de los artículos 28.2 y 28.4 del RGPD.

Cuando el Cliente actúe como encargado de una comunidad, Urbanigi tendrá la condición de subencargado respecto de ella, y este documento se entenderá aplicable con ese alcance.

El Cliente es responsable de determinar la base jurídica de cada tratamiento y de informar a los interesados, en particular a las personas cuyos datos incorpora a la plataforma sin que los hayan aportado ellas mismas (artículo 14 del RGPD). Urbanigi facilita textos modelo e incluye información y enlace a su Política de privacidad en el correo de invitación y en la pantalla de aceptación, pero eso no sustituye a la información que corresponde dar al Cliente.

3. Objeto, naturaleza y finalidad del tratamiento

Urbanigi tratará datos personales por cuenta del Cliente con la única finalidad de prestarle el servicio Urbanigi conforme a las Condiciones del servicio. Las operaciones de tratamiento incluyen: recogida, registro, estructuración, conservación, consulta, utilización, comunicación por transmisión a los destinatarios previstos, cotejo, transcripción, generación de contenido derivado mediante funcionalidades automatizadas, supresión y destrucción.

Las finalidades concretas son:

• mantener el censo y el directorio de cada comunidad y gestionar las invitaciones de acceso;
• permitir la comunicación entre la administración, los vecinos y los proveedores;
• gestionar el ciclo de vida de las incidencias, incluida la comunicación con los gremios que las atienden;
• custodiar, organizar y publicar la documentación de cada comunidad;
• grabar y transcribir las juntas y generar borradores de acta que el Cliente revisa y aprueba;
• clasificar, resumir y relacionar contenido para facilitar la gestión, y responder consultas sobre la documentación publicada;
• entregar avisos y notificaciones a los usuarios.

4. Duración

El tratamiento durará mientras esté vigente el contrato entre las partes, y se prolongará únicamente por el tiempo necesario para cumplir lo previsto en la cláusula 13.

5. Tipos de datos personales

• Datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono, imagen de perfil si el usuario la aporta.
• Datos de vinculación con el inmueble: unidad, portal, puerta, piso, cargo o papel en la comunidad, notas que la administración incorpore a la ficha.
• Datos profesionales de contacto de proveedores y gremios: denominación, persona de contacto, correo, teléfonos, NIF, dirección y notas.
• Contenido aportado por los usuarios: mensajes, descripciones de incidencias, comentarios, fotografías, documentos y sus adjuntos, cuyo contenido determina quien lo escribe y que puede incluir datos personales de cualquier naturaleza.
• Voz y su transcripción literal: el audio de las juntas que el Cliente decide grabar, la transcripción palabra a palabra y los borradores de acta derivados de ella.
• Datos de uso funcional: lecturas, preferencias, preguntas al asistente, identificadores de dispositivo para la entrega de avisos.

El Cliente se compromete a no introducir en la plataforma categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD) ni datos relativos a condenas e infracciones penales, salvo que resulten inevitablemente del contenido libre que aporten los usuarios. Urbanigi no ha diseñado el servicio para tratar deliberadamente esas categorías.

6. Categorías de interesados

Propietarios y residentes de las comunidades administradas, con cuenta o sin ella; presidentes y otros cargos de la comunidad; personas que figuran en el censo introducido por el Cliente; personas de contacto de proveedores y gremios; personas del equipo del Cliente; y asistentes a una junta que se graba, tengan o no cuenta en la plataforma.

7. Instrucciones del responsable

Urbanigi tratará los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente. Constituyen instrucciones documentadas: las Condiciones del servicio, este documento, y la configuración y las operaciones que el Cliente y sus usuarios realizan a través de la plataforma.

Urbanigi no tratará los datos para ninguna finalidad propia, no los cederá a terceros salvo lo previsto aquí o cuando una norma se lo imponga, no los utilizará para entrenar modelos de inteligencia artificial y no elaborará perfiles comerciales con ellos.

Si Urbanigi estuviera obligado por el Derecho de la Unión o de un Estado miembro a realizar un tratamiento distinto, informará al Cliente antes de hacerlo, salvo que esa misma norma lo prohíba por razones de interés público.

Si Urbanigi considera que una instrucción del Cliente infringe la normativa de protección de datos, se lo comunicará de inmediato y podrá suspender su ejecución.

8. Confidencialidad

Urbanigi mantendrá la confidencialidad de los datos, incluso después de terminar la relación, y garantiza que las personas autorizadas para tratarlos se han comprometido expresamente a respetarla o están sujetas a una obligación legal equivalente. El acceso interno está limitado a las personas que lo necesitan para operar el servicio y prestar soporte.

9. Medidas de seguridad

Urbanigi aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo (artículo 32 del RGPD). Las que hoy están implantadas:

• aislamiento estricto entre administraciones y entre comunidades, aplicado en la propia base de datos mediante seguridad a nivel de fila, no solo en la interfaz;
• autorización resuelta siempre en el servidor; la aplicación cliente nunca es la frontera de seguridad;
• cifrado en tránsito en todas las comunicaciones y cifrado en reposo de la base de datos y del almacenamiento de audios;
• almacenamiento documental privado, con acceso individualizado, control de quién puede leer cada documento y registro de cada acceso;
• contraseñas guardadas mediante función de resumen, nunca en claro, y verificación adicional de identidad en operaciones sensibles;
• minimización en las comunicaciones a terceros: cada proveedor recibe únicamente lo necesario para su función;
• copias de seguridad gestionadas por el proveedor de base de datos;
• acceso interno acotado y trazabilidad de las acciones relevantes.

Urbanigi puede modificar estas medidas para mantener o mejorar el nivel de seguridad, sin disminuirlo.

Urbanigi no declara disponer de certificaciones de seguridad ni de adhesión a códigos de conducta, y no garantiza la ausencia absoluta de incidentes. Ningún sistema conectado a internet puede garantizarlo.

10. Subencargados

El Cliente otorga a Urbanigi una autorización general para recurrir a subencargados, en los términos del artículo 28.2 del RGPD.

• La relación actualizada de subencargados —con su función, los datos que recibe cada uno, su ubicación y la garantía aplicable— se publica y se mantiene en urbanigi.es/subencargados.
• Urbanigi comunicará con al menos 30 días de antelación la incorporación o la sustitución de un subencargado, mediante la actualización de esa relación y un aviso al correo de facturación del Cliente o dentro del producto.
• Durante ese plazo el Cliente puede oponerse por motivos razonables y justificados relacionados con la protección de datos. Si la objeción no puede resolverse, el Cliente podrá resolver el contrato sin penalización respecto de los servicios afectados, y se le reembolsará la parte proporcional del periodo pagado y no prestado.
• Urbanigi impone a cada subencargado, por vía contractual, obligaciones equivalentes a las asumidas aquí, y responde ante el Cliente del cumplimiento de sus obligaciones por parte de estos.

11. Transferencias internacionales

El núcleo del tratamiento se realiza dentro de la Unión Europea: la base de datos, los documentos, los audios de junta, las transcripciones y el procesamiento de inteligencia artificial.

Existen transferencias internacionales acotadas y declaradas, detalladas en la relación de subencargados: el correo transaccional y el alojamiento de la aplicación web, ambos con tratamiento en Estados Unidos amparado en cláusulas contractuales tipo y, según declaran los proveedores, en el marco de privacidad de datos UE-EE. UU.

Urbanigi no realizará transferencias adicionales fuera del Espacio Económico Europeo sin una garantía adecuada de las previstas en el capítulo V del RGPD, y sin comunicarlo previamente conforme a la cláusula 10.

12. Asistencia al responsable

Urbanigi asistirá al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que disponga:

• Derechos de los interesados. La plataforma permite al Cliente atender directamente las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición sobre los datos que gestiona. Si una solicitud llega a Urbanigi directamente, Urbanigi no la resolverá por su cuenta: se lo comunicará al Cliente sin demora y le asistirá para que pueda atenderla (artículo 28.3.e). Se exceptúan las solicitudes relativas al ámbito propio de Urbanigi —cuenta de usuario, credenciales, seguridad y facturación—, que Urbanigi atiende directamente como responsable.
• Seguridad, evaluaciones de impacto y consulta previa. Urbanigi facilitará la información de que disponga sobre el tratamiento, las medidas de seguridad y los subencargados, para que el Cliente pueda cumplir los artículos 32 a 36 del RGPD.

13. Violaciones de la seguridad de los datos

Si Urbanigi tiene conocimiento de una violación de la seguridad que afecte a datos personales tratados por cuenta del Cliente, se lo notificará sin dilación indebida a la dirección de correo de facturación y, si es distinta, a la que el Cliente haya designado a estos efectos.

La notificación incluirá, en la medida en que se conozca en ese momento: la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de interesados y de registros afectados, sus consecuencias probables, las medidas adoptadas o propuestas, y un punto de contacto. Si no fuera posible facilitar toda la información a la vez, se completará de forma progresiva sin dilación indebida.

La notificación a la autoridad de control y, en su caso, a los interesados corresponde al Cliente como responsable. Urbanigi le asistirá en lo que razonablemente pueda.

14. Devolución o supresión al terminar

Al terminar la prestación del servicio, y a elección del Cliente, Urbanigi devolverá o suprimirá los datos personales tratados por su cuenta. El Cliente debe manifestar su elección; si no lo hace en un plazo razonable tras la terminación, Urbanigi procederá a la supresión conforme a los plazos de la cláusula siguiente.

Esta obligación se aplica con tres precisiones, que son parte del diseño del servicio y no excepciones improvisadas:

1. Los datos de cada comunidad siguen a la comunidad. La comunidad de propietarios es una entidad independiente de la administración que circunstancialmente la gestiona. Si la comunidad continúa en la plataforma —bajo otra administración o sin administración vigente— sus datos no se suprimen como consecuencia de la terminación del contrato con el Cliente. Lo que se devuelve o suprime es lo que corresponde al Cliente: su red de proveedores, sus notas internas, sus borradores no publicados y los datos de su equipo.
2. Urbanigi conservará lo que deba conservar por obligación legal, en particular la evidencia fiscal y contable de la relación y la evidencia de la aceptación contractual. Esos datos se tratan entonces bajo la responsabilidad propia de Urbanigi y con los plazos de su Política de privacidad.
3. Las copias de seguridad no son purgables de forma selectiva. Lo eliminado desaparece de ellas al rotar el ciclo de copias del proveedor de infraestructura. Durante ese intervalo, los datos permanecen sujetos a las medidas de seguridad y confidencialidad de este documento y no se utilizan para ninguna finalidad.

15. Plazos de conservación

Urbanigi aplica los plazos publicados en la Política de privacidad, §11, que forman parte de estas condiciones. En resumen, para los datos tratados por cuenta del Cliente:

Tres de estos plazos —audio de junta, ficheros de importación y registro de accesos— están decididos pero su borrado automático todavía no está implementado. Se declaran aquí porque son la política aplicable; su automatización está prevista y hasta entonces la supresión se realiza de forma controlada.

16. Información y auditoría

Urbanigi pondrá a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones de este documento, y permitirá y contribuirá a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por el Cliente o por un auditor que este mandate.

Condiciones razonables de ejercicio, que no vacían el derecho sino que lo ordenan:

• preaviso mínimo de 30 días, salvo que exista una causa urgente y justificada;
• una auditoría al año como máximo, salvo que se haya producido una violación de seguridad que afecte al Cliente o lo requiera una autoridad de control;
• el alcance se limita a los sistemas y procesos que intervienen en el tratamiento por cuenta del Cliente, sin afectar a datos de otros clientes ni a la confidencialidad de terceros;
• el auditor no podrá ser un competidor de Urbanigi y quedará sujeto a confidencialidad;
• los costes de la auditoría los asume el Cliente, salvo que se revele un incumplimiento relevante de Urbanigi, en cuyo caso los asumirá Urbanigi;
• Urbanigi podrá satisfacer la solicitud, en primera instancia, mediante la documentación e información que ponga a disposición, cuando esta sea suficiente para responder a lo solicitado.

17. Grabación de juntas — obligaciones específicas del Cliente

La grabación de juntas merece una cláusula propia porque afecta a personas que pueden no ser usuarias de la plataforma y porque la transcripción es literal.

El Cliente, como responsable de ese tratamiento:

• decide si graba. Urbanigi no graba nada por iniciativa propia;
• informa previamente a los asistentes de que la junta se graba, de la finalidad, del plazo de conservación y de cómo ejercer sus derechos;
• dispone de la base jurídica que corresponda para grabar y para tratar la voz y las manifestaciones de los asistentes;
• confirmará expresamente, antes de iniciar cada grabación, que ha cumplido lo anterior. Urbanigi solicitará esa confirmación a través de la plataforma y dejará constancia de ella con el usuario, la junta y la fecha;
• atiende los derechos de las personas que aparecen en la grabación;
• utiliza el material únicamente para preparar y redactar el acta.

Urbanigi, por su parte, conserva el audio y la transcripción de forma privada dentro de la Unión Europea, los trata únicamente para producir el acta, y los suprime a los 12 meses de la junta.

Urbanigi facilita al Cliente un texto modelo para incorporar a la convocatoria. Su uso no exime al Cliente de comprobar que resulta adecuado a su caso.

18. Funcionalidades automatizadas e inteligencia artificial

El tratamiento mediante inteligencia artificial que Urbanigi realiza por cuenta del Cliente —transcripción, redacción de borradores, clasificación, detección de duplicados, resumen y respuesta a consultas sobre documentación publicada— es un medio técnico de las finalidades de la cláusula 3, no una finalidad nueva.

• Se ejecuta a través de subencargados, en regiones de la Unión Europea, identificados en la relación de subencargados.
• El contenido del Cliente no se utiliza para entrenar modelos.
• No se adoptan decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni que afecten significativamente a los interesados: la plataforma exige revisión y aprobación humanas antes de publicar cualquier documento generado con estas funcionalidades.
• Urbanigi no garantiza la exactitud del contenido generado, que el Cliente debe revisar antes de utilizarlo.

19. Responsabilidad

Cada parte responde de los daños que cause por incumplimiento de sus propias obligaciones, conforme al artículo 82 del RGPD y a la cláusula B.16 de las Condiciones del servicio.

El Cliente mantendrá indemne a Urbanigi frente a las reclamaciones que traigan causa del incumplimiento de sus obligaciones como responsable, en particular de la falta de base jurídica o de información a los interesados, y del contenido que él o sus usuarios incorporen a la plataforma.

20. Modificación de este documento

Se aplica el régimen de la cláusula B.15 de las Condiciones del servicio: los cambios no materiales se publican como versión menor y surten efecto desde su publicación; los cambios materiales se comunican con al menos 30 días de antelación y, cuando proceda, se exige una nueva aceptación expresa. La actualización de la relación de subencargados se rige por la cláusula 10 de este documento.

21. Ley aplicable

Este documento se rige por la legislación española y por el Reglamento (UE) 2016/679. Para cualquier controversia se aplica lo previsto en la cláusula B.21 de las Condiciones del servicio.

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